Licencja taxi – dokumenty, koszty i terminy

Licencja taxi przez lata kojarzyła się z kursem, egzaminem z topografii miasta i limitami. Dziś droga wygląda inaczej, ale wcale nie jest krótsza, bo ciężar przesunął się na dokumenty dotyczące kierowców. Od 2023 roku urząd sprawdza niekaralność za konkretne przestępstwa, badania lekarskie i psychologiczne każdej osoby, która będzie wozić pasażerów, a od czerwca 2024 roku także to, czy kierowca ma polskie prawo jazdy. Do tego dochodzi samochód z wpisem TAXI w dowodzie rejestracyjnym i opłaty zależne od obszaru oraz okresu ważności licencji. Poniżej opisuję, co przygotować, ile to kosztuje w 2026 roku, jak długo trwa i kiedy lepiej wybrać inną licencję niż taksówkową.

Kto wydaje licencję taxi i na jaki obszar?

Licencję na wykonywanie krajowego transportu drogowego w zakresie przewozu osób taksówką wydaje organ gminy: wójt, burmistrz albo prezydent miasta. W Warszawie jest to Prezydent m.st. Warszawy, a sprawy prowadzi Biuro Administracji i Spraw Obywatelskich. To ważne rozróżnienie, bo wiele osób zaczyna od wydziału komunikacji starostwa. Tam załatwia się rejestrację auta i wpis TAXI w dowodzie rejestracyjnym, ale nie samą licencję.

Licencja jest przypisana do obszaru. Przepisy o opłatach wyróżniają trzy warianty: obszar gminy, obszar gmin sąsiadujących oraz obszar m.st. Warszawy. Obszar ma znaczenie praktyczne, bo taksówką wykonuje się przewozy przede wszystkim tam, gdzie licencja obowiązuje, a rada gminy może uchwałą określić lokalne zasady, na przykład wzór oznaczeń pojazdów czy przepisy porządkowe na postojach.

Licencja jest udzielana przedsiębiorcy, a nie osobie fizycznej jako takiej. Najpierw trzeba więc mieć zarejestrowaną działalność gospodarczą w CEIDG albo spółkę w KRS. Taksówkarz prowadzący jednoosobową firmę jest jednocześnie przedsiębiorcą i kierowcą, co oznacza, że wszystkie wymogi dotyczące kierowców dotyczą go osobiście.

Jakie warunki muszą spełnić przedsiębiorca i kierowcy?

Wymogi dzielą się na dwie grupy: dotyczące przedsiębiorcy i dotyczące każdej osoby, która będzie faktycznie wykonywać przewozy, niezależnie od tego, czy jest zatrudniona, czy współpracuje na innej podstawie.

Przedsiębiorca (a w spółce członkowie organu zarządzającego lub osoby zarządzające spółką jawną czy komandytową) musi spełniać wymóg dobrej reputacji. Składa się oświadczenie pod rygorem odpowiedzialności karnej, że nie był skazany za przestępstwa karne skarbowe ani umyślne przestępstwa przeciwko bezpieczeństwu w komunikacji, mieniu, obrotowi gospodarczemu, wiarygodności dokumentów, środowisku lub warunkom pracy i płacy, i że nie orzeczono wobec niego zakazu wykonywania działalności w transporcie drogowym.

Kierowcy, łącznie z przedsiębiorcą osobiście wykonującym przewozy, nie mogą być prawomocnie skazani za przestępstwa przeciwko życiu i zdrowiu, przeciwko wolności seksualnej i obyczajności ani za przestępstwa z art. 59 ustawy o przeciwdziałaniu narkomanii. Nie może też wobec nich obowiązywać prawomocny zakaz wykonywania zawodu kierowcy. Potwierdza to zaświadczenie z Krajowego Rejestru Karnego wydane nie wcześniej niż miesiąc przed złożeniem wniosku. Kierowca spoza Unii Europejskiej przedstawia dodatkowo zaświadczenie o niekaralności z kraju pochodzenia, również nie starsze niż miesiąc, z tłumaczeniem na język polski sporządzonym przez tłumacza przysięgłego ustanowionego w Polsce albo przez konsula. Osoby ze statusem uchodźcy, ochroną uzupełniającą lub azylem mogą zamiast tego złożyć oświadczenie.

Każdy kierowca musi też mieć orzeczenie lekarskie o braku przeciwwskazań zdrowotnych do pracy na stanowisku kierowcy oraz orzeczenie psychologiczne o braku przeciwwskazań psychologicznych. Te badania wykonują lekarze i psycholodzy uprawnieni do badania kierowców. Maksymalna cena badania lekarskiego wynosi 200 zł, psychologicznego 150 zł.

Od 17 czerwca 2024 r. kierowca taksówki musi mieć prawo jazdy wydane w Polsce. Osoba z zagranicznym prawem jazdy, nawet ważnym w ruchu drogowym, musi je najpierw wymienić na polskie. Ta zmiana wyeliminowała z rynku część kierowców przewozów na aplikacje, a w praktyce urzędów oznacza, że kopia polskiego prawa jazdy kategorii B jest dziś standardowym załącznikiem.

Warto pamiętać o zmianie z 17 września 2023 r. Przedsiębiorcy, którzy mieli licencje wydane wcześniej, musieli do 31 marca 2024 r. przedstawić dokumenty potwierdzające spełnianie nowych wymogów przez kierowców. Licencje, dla których tego nie zrobiono, straciły ważność z końcem czerwca 2024 r. Jeżeli ktoś odkłada dziś „starą” licencję z szuflady z zamiarem powrotu do zawodu, powinien najpierw sprawdzić w urzędzie, czy dokument w ogóle obowiązuje.

Samochód jako taksówka: wpis TAXI, badanie techniczne i wyposażenie

Samochód, którym ma być wykonywany przewóz, musi być dopuszczony do ruchu jako taksówka. Procedura ma dwa kroki. Najpierw dodatkowe badanie techniczne na stacji kontroli pojazdów, które potwierdza, że auto spełnia warunki dla taksówki. Potem zawiadomienie wydziału komunikacji i wpis adnotacji TAXI w dowodzie rejestracyjnym. W wielu urzędach samo wpisanie tej adnotacji jest bezpłatne, płaci się za badanie.

Taksówka ma krótszy cykl badań okresowych niż zwykły samochód osobowy. Zamiast pierwszego badania po trzech latach i kolejnych po dwóch, auto używane jako taksówka przechodzi badanie techniczne co roku. Kupując samochód pod taksówkę, warto to uwzględnić w kosztach.

Wyposażenie zależy od przepisów ogólnych i uchwały rady gminy. Standardem jest lampa z napisem TAXI, oznaczenia na drzwiach według lokalnego wzoru, legalizowany taksometr oraz kasa rejestrująca. Przewozy taksówką nie korzystają ze zwolnienia z obowiązku ewidencji na kasie fiskalnej, niezależnie od wysokości obrotów, więc kasa jest potrzebna od pierwszego kursu. Szczegóły dotyczące oznaczeń bywają zaskakująco precyzyjne, łącznie z kolorem pasa czy herbem gminy, dlatego przed zamówieniem naklejek najlepiej pobrać aktualną uchwałę.

Jeżeli przedsiębiorca nie jest właścicielem auta, potrzebuje dokumentu potwierdzającego prawo do dysponowania nim. Najczęściej jest to umowa leasingu, najmu albo użyczenia. Przy samochodzie należącym do małżonka umowa użyczenia oszczędza sporo pytań w urzędzie.

Jakie dokumenty złożyć z wnioskiem o licencję taxi?

Wniosek składa się na formularzu udostępnianym przez urząd gminy albo przez biznes.gov.pl. Zawiera dane przedsiębiorcy, numer NIP, informację o wpisie do CEIDG lub numer KRS, zakres transportu, obszar, okres, na jaki licencja ma być udzielona (od 2 do 50 lat), oraz liczbę i rodzaj pojazdów. Do wniosku dołącza się komplet załączników.

Po stronie przedsiębiorcy jest to oświadczenie o spełnianiu wymogu dobrej reputacji, a w spółkach oświadczenia wszystkich członków zarządu lub osób zarządzających. Po stronie kierowców: zaświadczenie o niekaralności (a u obcokrajowców spoza UE także zaświadczenie z kraju pochodzenia z tłumaczeniem), prawo jazdy, orzeczenie lekarskie i orzeczenie psychologiczne. Po stronie pojazdów: wykaz pojazdów z marką, typem, numerem rejestracyjnym, numerem VIN i rodzajem tytułu prawnego oraz dowód rejestracyjny z wpisem TAXI. Do tego dowód wniesienia opłaty za licencję i wypisy oraz pełnomocnictwo, jeśli wniosek składa ktoś inny.

Dokumenty wymagane w oryginale można zastąpić kopią uwierzytelnioną przez notariusza albo zwykłą kopią z oryginałem do wglądu. Urzędnik poświadcza wtedy zgodność kopii z oryginałem, a opłata skarbowa wynosi 5 zł za każdą rozpoczętą stronę. Przy kilku kierowcach i kilku orzeczeniach dla każdego potrafi to dać kilkadziesiąt złotych, więc taniej jest przynieść gotowe oryginały.

Wniosek elektroniczny można podpisać profilem zaufanym albo podpisem kwalifikowanym. Załączniki składa się wtedy także w formie elektronicznej, a oświadczenia muszą być podpisane przez osoby, które je składają. Od 1 stycznia 2026 r. urzędy prowadzą korespondencję elektroniczną przez e-Doręczenia, więc warto mieć założony adres do doręczeń elektronicznych.

Ile kosztuje licencja taxi w 2026 roku?

Opłaty określa rozporządzenie Ministra Transportu, Budownictwa i Gospodarki Morskiej z 6 sierpnia 2013 r. (tekst jednolity: Dz.U. z 2021 r. poz. 1220), w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2020 r. Kwota zależy od obszaru i okresu ważności licencji. Do opłaty za licencję dolicza się 10% za każdy zgłoszony pojazd oraz 1% za wydanie wypisu na ten pojazd. W praktyce urzędy podają to jako jedną pozycję „wypis”: 11% opłaty podstawowej na każde auto.

Przykład: przedsiębiorca z jednym samochodem, licencja na obszar gminy na 15 lat, zapłaci 200 zł plus 22 zł, czyli 222 zł. W Warszawie ten sam wariant to 320 zł plus 35,20 zł, razem 355,20 zł. Dodatkowo może pojawić się 17 zł opłaty skarbowej za pełnomocnictwo oraz 5 zł za każdą stronę kopii poświadczanej w urzędzie.

Późniejsze zmiany też kosztują, zawsze procentowo od opłaty podstawowej. Zmiana licencji to 10%, wypis wydany przy zmianie licencji 5%, wypis na pojazd niezgłoszony wcześniej 11%, a wtórnik wypisu albo wypis wydany z powodu zmiany numeru rejestracyjnego 1%. Wtórnik samej licencji kosztuje 10% przy utracie niezależnej od przedsiębiorcy i 25%, jeśli utrata była jego winą. Przy obszarze gminy i licencji na 15 lat daje to odpowiednio: 20 zł za zmianę, 10 zł za wypis przy zmianie i 2 zł za wtórnik wypisu.

Opłaty urzędowe to jednak drobna część kosztów wejścia do zawodu. Znacznie więcej pochłaniają badania kierowców, badanie techniczne auta, taksometr z legalizacją, kasa fiskalna, oznakowanie i ubezpieczenie. Kto planuje budżet, powinien liczyć raczej w tysiącach niż w setkach złotych, a sama licencja stanowi w tym rachunku niewielką pozycję.

Terminy: jak długo czeka się na licencję i na jaki okres ją wybrać?

Udzielenie licencji następuje w drodze decyzji administracyjnej, więc obowiązują terminy z Kodeksu postępowania administracyjnego. Sprawy niewymagające postępowania wyjaśniającego załatwia się niezwłocznie, sprawy wymagające wyjaśnień w ciągu miesiąca, a szczególnie skomplikowane w ciągu dwóch miesięcy. W praktyce przy kompletnym wniosku licencja bywa gotowa w kilka dni, ale każde wezwanie do uzupełnienia braków (na które przysługuje co najmniej 7 dni) przesuwa termin.

Wypis z licencji oraz identyfikator kierowcy, który w Warszawie wydaje się taksówkarzom na podstawie lokalnych przepisów, to czynności techniczne, a nie decyzje. Urząd nie wydaje w tych sprawach decyzji, a same czynności zwykle nie trwają długo. Od decyzji odmownej można się odwołać do samorządowego kolegium odwoławczego w terminie 14 dni od doręczenia, za pośrednictwem organu, który ją wydał.

Okres ważności wybiera sam przedsiębiorca: od 2 do 50 lat. Różnica w cenie między najkrótszym a najdłuższym wariantem wynosi w gminie 100 zł, w Warszawie 130 zł. Długi okres nie zwalnia z żadnych obowiązków, bo zmiany trzeba zgłaszać na bieżąco, a urząd może cofnąć licencję, gdy przestaną być spełnione warunki. Dłuższa licencja nieznacznie podnosi natomiast koszt każdego późniejszego wypisu, bo procenty liczy się od wyższej podstawy.

Licencja taxi czy licencja na przewóz osób samochodem osobowym?

Od 2020 roku obok licencji taxi funkcjonuje licencja na krajowy przewóz osób samochodem osobowym, wydawana przez starostę. Na niej opiera się dużą część przewozów zamawianych przez aplikacje. Wybór nie jest oczywisty i zależy od modelu pracy.

Dla kogo licencja taxi nie ma sensu? Dla osoby, która chce jeździć wyłącznie z aplikacji, po kilka godzin w tygodniu, bez korzystania z postojów. Coraz częściej takie osoby w ogóle nie zakładają własnej licencji, tylko współpracują z przedsiębiorcą flotowym, który zgłasza je jako kierowców i dysponuje wypisami. Własna licencja daje niezależność, ale wymaga prowadzenia firmy, kasy fiskalnej i pilnowania terminów badań.

W jakiej kolejności zbierać dokumenty, żeby uniknąć wezwania?

Najwięcej wezwań do uzupełnienia wniosku bierze się nie z braków, tylko ze złej kolejności. Zaświadczenie z Krajowego Rejestru Karnego musi mieć datę nie wcześniejszą niż miesiąc przed złożeniem wniosku. Kto zamawia je na samym początku, a potem przez pięć tygodni czeka na badanie techniczne auta i wpis TAXI, składa wniosek z nieaktualnym zaświadczeniem. Rozsądna kolejność wygląda tak: najpierw działalność gospodarcza i samochód z wpisem TAXI w dowodzie rejestracyjnym, potem badania lekarskie i psychologiczne kierowców, a zaświadczenie o niekaralności na samym końcu, kilka dni przed wizytą w urzędzie. Zaświadczenie z KRK można pobrać elektronicznie, co skraca ten etap do jednego dnia.

Drugi punkt zapalny to tłumaczenia. Zaświadczenie o niekaralności z kraju pochodzenia kierowcy też nie może być starsze niż miesiąc, a jego sprowadzenie i przetłumaczenie potrafi trwać dłużej niż cała reszta procedury. Przy kierowcach spoza Unii warto zacząć właśnie od tego dokumentu i dopasować do niego pozostałe terminy.

Trzeci punkt to spółki. Oświadczenie o dobrej reputacji składają wszyscy członkowie zarządu albo wszystkie osoby zarządzające spółką osobową. Brak podpisu jednego wspólnika, który akurat przebywa za granicą, zatrzymuje całą sprawę. Przy wniosku elektronicznym każdy z nich musi podpisać swoje oświadczenie własnym podpisem zaufanym lub kwalifikowanym.

Ostatni punkt dotyczy spójności danych. Numer VIN i numer rejestracyjny w wykazie pojazdów muszą zgadzać się z dowodem rejestracyjnym, a dane kierowców z ich prawami jazdy. Drobna literówka w numerze VIN potrafi kosztować tydzień, bo urzędnik nie może jej poprawić sam.

Jakie obowiązki pojawiają się po otrzymaniu licencji?

Licencja nie jest dokumentem „na zawsze i bez obowiązków”. Przedsiębiorca musi zgłaszać organowi wszelkie zmiany danych podanych we wniosku w terminie 28 dni od ich powstania. Dotyczy to zmiany adresu, pojazdu, numeru rejestracyjnego, a także nowych kierowców. Każdy nowy kierowca wymaga kompletu dokumentów, jakby był zgłaszany we wniosku pierwotnym: niekaralności, badań i prawa jazdy.

Licencji ani wypisów nie wolno odstępować innym osobom ani przenosić wynikających z nich praw. Przepisy przewidują jedynie ograniczone przypadki przeniesienia uprawnień decyzją organu, za opłatą 5% podstawowej opłaty. Nie da się więc „sprzedać licencji” razem z samochodem, co wciąż próbują robić osoby odchodzące z zawodu.

Warto też pilnować terminów, które nie wynikają z samej licencji. Orzeczenia lekarskie i psychologiczne mają określony okres ważności, badanie techniczne taksówki przypada co roku, a legalizacja taksometru i przeglądy kasy fiskalnej mają własne cykle. Kontrola przeprowadzona przez straż miejską, policję lub Inspekcję Transportu Drogowego obejmuje zwykle kilka z tych elementów naraz.

Podsumowanie

Na koniec zbierzmy najważniejsze wnioski. Licencję taxi wydaje organ gminy, a nie starosta. Najwięcej pracy wymaga skompletowanie dokumentów kierowców: zaświadczenia o niekaralności nie starszego niż miesiąc, orzeczeń lekarskiego i psychologicznego oraz polskiego prawa jazdy. Samochód potrzebuje dodatkowego badania technicznego i wpisu TAXI w dowodzie rejestracyjnym, a potem corocznych badań.

Same opłaty urzędowe są niskie: od 222 zł za licencję gminną z jednym pojazdem na 15 lat do 355,20 zł w Warszawie, według stawek obowiązujących we wrześniu 2026 r. Przy kompletnym wniosku licencja bywa gotowa w kilka dni, ustawowo urząd ma na to do miesiąca, a w sprawach skomplikowanych do dwóch miesięcy. Jeśli planujesz jeździć wyłącznie z aplikacji, porównaj licencję taxi z licencją na przewóz osób samochodem osobowym albo ze współpracą z firmą flotową. Informacje odzwierciedlają stan prawny na wrzesień 2026 r., a lokalne szczegóły, zwłaszcza dotyczące oznakowania, zawsze warto potwierdzić w urzędzie gminy.

Najczęściej zadawane pytania

Zebrałem tu krótkie odpowiedzi na pytania, które najczęściej zadają osoby zaczynające pracę w taksówce. Kwoty i terminy odpowiadają stanowi na wrzesień 2026 r.

Czy kierowca z ukraińskim prawem jazdy może jeździć taksówką?

Nie bez wymiany dokumentu. Od 17 czerwca 2024 r. kierowca taksówki musi mieć prawo jazdy wydane w Polsce, a obcokrajowiec spoza UE przedstawia także zaświadczenie o niekaralności z kraju pochodzenia z tłumaczeniem przysięgłym.

Czy taksówkarz musi mieć kasę fiskalną od pierwszego kursu?

Tak. Przewozy osób taksówkami nie korzystają ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży na kasie, niezależnie od wysokości obrotów. Kasę trzeba zainstalować przed rozpoczęciem działalności.

Czy licencję taxi można sprzedać razem z samochodem?

Nie. Licencji i wypisów nie wolno odstępować ani przenosić na osoby trzecie. Nabywca auta musi uzyskać własną licencję, a sprzedający powinien zgłosić zmianę w wykazie pojazdów i zwrócić wypis.

Na jaki okres najlepiej wziąć licencję taxi?

Najczęściej opłaca się dłuższy okres, bo różnica w opłacie wynosi od 100 do 130 zł. Trzeba jednak pamiętać, że wyższa podstawa podnosi koszt każdego późniejszego wypisu i zmiany licencji.

Czy stara licencja taxi sprzed 2020 roku jest jeszcze ważna?

Licencje wydane przed 1 stycznia 2020 r. trzeba było dostosować do nowych wzorów do końca 2022 r., a po zmianach z września 2023 r. uzupełnić dokumenty kierowców do 31 marca 2024 r. Dokumenty, których nie zaktualizowano, utraciły ważność.

Ile trwa wydanie wpisu TAXI w dowodzie rejestracyjnym?

Po pozytywnym badaniu technicznym zawiadomienie w wydziale komunikacji zwykle załatwia się od ręki albo w kilka dni. Sam wpis w wielu urzędach jest bezpłatny, a koszt stanowi badanie na stacji kontroli pojazdów.

Zobacz koniecznie:

Licencja na krajowy przewóz osób samochodem osobowym Zgłoszenie pojazdu do licencji transportowej – procedura, dokumenty i opłaty Licencja na transport rzeczy, krajowa i wspólnotowa. Kiedy jest potrzebna, ile kosztuje i jak ją uzyskać? Jak zostać kierowcą Bolta? Wymagania, licencja i realny zarobek Adnotacje w dowodzie rejestracyjnym – TAXI, HAK, GAZ, VAT Jak uzyskać licencję na taksówkę krok po kroku? Licencja na przewóz osób busem – czym jest, jak ją uzyskać i ile kosztuje? Jakie dokumenty samochodu z zagranicy trzeba tłumaczyć? Zmiana samochodu ciężarowego na osobowy – formalności i dokumenty Jak zostać kierowcą Uber?